01Responsable del tratamiento
- Razón social: Colombia TaxNetwork S.A.S.
- Domicilio: Anillo Vial Floridablanca – Girón Km 2.176, Centro Empresarial Natura, Torre 2, Oficina 436, Floridablanca, Santander, Colombia.
- Correos: Colombiataxnetwork@gmail.com · notificacionestaxnetwork@gmail.com
- Teléfonos: 300 227 0100 · 322 886 0490
- Horario: lunes a viernes, 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
02Marco legal y alcance
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por Colombia TaxNetwork S.A.S., ya sea como responsable o como encargado del tratamiento.
03Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Responsable / Encargado: quien decide sobre el tratamiento / quien lo realiza por cuenta del responsable.
04Principios
En el tratamiento aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, junto con la reserva profesional que rige el ejercicio de la contaduría pública (Ley 43 de 1990).
05Datos que tratamos
| Titulares | Datos |
|---|---|
| Clientes y sus representantes | Identificación, contacto, información contable, financiera, tributaria y societaria necesaria para el servicio. |
| Trabajadores de clientes (outsourcing de nómina) | Identificación, datos laborales, salariales, de seguridad social y bancarios para el pago. |
| Visitantes y prospectos | Nombre, empresa, correo, teléfono y mensaje enviados por los canales de contacto. |
| Colaboradores, aspirantes y proveedores | Datos de identificación, contacto, hoja de vida, información contractual y de pago. |
06Finalidades del tratamiento
- Prestar los servicios contratados de revisoría fiscal, consultoría tributaria, outsourcing contable, de nómina y administrativo, devoluciones de impuestos y defensa ante entes de control.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y laborales, y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Responder solicitudes, consultas y cotizaciones recibidas por los canales de contacto.
- Gestionar la relación contractual, facturación, cobro y pagos.
- Enviar información sobre servicios, cursos y novedades normativas, cuando el titular lo haya autorizado. Puede solicitar no recibirla en cualquier momento.
- Gestionar procesos de selección, vinculación y relación con colaboradores y proveedores.
- Mantener la seguridad de la información y de los sistemas de la firma.
07Datos sensibles y de menores
Solo tratamos datos sensibles cuando sea necesario para el servicio (por ejemplo, afiliaciones a seguridad social en la nómina) y con autorización expresa, salvo las excepciones legales. El titular no está obligado a suministrar datos sensibles. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan cuando sea necesario (por ejemplo, beneficiarios en la nómina), respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.
08Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante la firma.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
09Consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes o representantes pueden ejercer sus derechos escribiendo a Colombiataxnetwork@gmail.com, indicando nombre, identificación, descripción de la solicitud, dirección de contacto y documentos que quiera hacer valer.
- Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo, prorrogables hasta cinco (5) días hábiles más, informando los motivos.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; si no lo completa en dos (2) meses, se entenderá desistido.
El área responsable de atender estas solicitudes es la Gerencia de Colombia TaxNetwork S.A.S.
10Autorización del titular
La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, por escrito, por medios electrónicos (como la casilla de aceptación del formulario de contacto) o mediante conductas inequívocas del titular. Cuando la firma actúa como encargada (por ejemplo, con datos de trabajadores de un cliente), el cliente responsable garantiza contar con la autorización correspondiente.
11Seguridad, transferencias y conservación
Aplicamos las medidas técnicas, humanas y administrativas descritas en nuestra Política de Seguridad de la Información. Los datos pueden ser compartidos con proveedores tecnológicos que actúan como encargados (alojamiento, correo, software contable), bajo deberes de confidencialidad, y con autoridades cuando la ley lo exija. Los datos se conservan durante la relación y por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y laborales.
12Vigencia
Esta política rige desde el 23 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsista la finalidad del tratamiento. Cualquier cambio sustancial será informado a través de este sitio web.